Perché la fatturazione digitale conviene ancora di più

Cosa cambia dal 1° giugno 2026

Dal 1° giugno 2026 gli assicuratori possono addebitare una tassa di CHF 3.– per ogni fattura cartacea emessa da ergoterapisti. Si applica a ogni fattura cartacea inviata, indipendentemente dall'importo. La modifica è stata annunciata nella newsletter dell'associazione di ergoterapia EVS del 25 marzo 2026.

Per uno studio che invia 50 fatture al mese sono già 1'800 franchi all'anno – senza che venga erogato un solo trattamento in più.

La tassa non è un caso isolato. Rientra in uno sviluppo che si delinea da anni nel sistema sanitario svizzero: gli assicuratori elaborano le fatture in modo sempre più automatizzato, e ogni fattura cartacea deve prima essere scansionata e registrata manualmente. Ora trasferiscono questo onere. Chi ha rinviato il passaggio alla trasmissione elettronica lo avvertirà subito nella fatturazione – e per molti studi è una buona occasione per fare due conti sui propri processi.

Quanto costa davvero una fattura cartacea?

Molto più della nuova tassa. Sommando carta, stampa, busta, affrancatura e il tempo per preparazione, controllo, spedizione e archiviazione, il costo per fattura, copia per il paziente compresa, arriva a circa 8–9.50 franchi. I CHF 3.– di tassa ne rappresentano solo circa un terzo.

Fattura all'assicuratore

• Carta e stampa: ca. CHF 0.15
• Busta: ca. CHF 0.10
• Affrancatura: ca. CHF 1.20
• Onere amministrativo: ca. CHF 1.50–2.50
• Nuova tassa dell'assicuratore: CHF 3.00

Copia per i pazienti

Se la copia viene inviata anche per posta, il costo del materiale si presenta una seconda volta:

• Carta e stampa: ca. CHF 0.15
• Busta: ca. CHF 0.10
• Affrancatura: ca. CHF 1.20
• Elaborazione e spedizione: ca. CHF 0.50–1.00

In totale si arriva a circa CHF 8.– – 9.50 per fattura, copia compresa. Con 50 fatture al mese sono circa 4'700–5'700 franchi all'anno. La voce più pesante non è l'affrancatura, ma il tempo di lavoro: ogni fattura va preparata, controllata, imbustata, spedita, archiviata e ritrovata in caso di domande. Chi lavora già con la tariffa 338 conosce l'onere di canali di fatturazione separati.

Quanto costa l'alternativa digitale

Di fronte a questo ci sono i costi di una fatturazione digitale. Variano a seconda del fornitore, ma l'ordine di grandezza è confrontabile:

• Software gestionale, con xatlaMed: CHF 39.– per utente al mese
• Abbonamento MediData: CHF 5.– al mese
• Carta, stampa, buste e affrancatura: eliminati
• Archiviazione digitale: inclusa nel sistema
• Copia per il paziente interamente digitale (opzionale): CHF 0.25 per invio

Per lo stesso studio con 50 fatture al mese si arriva a circa 530 franchi all'anno, o poco meno di 680 con l'invio interamente digitale delle copie. E un software gestionale copre molto più della sola fatturazione – vi rientrano anche l'agenda, la documentazione e la gestione dei pazienti.

Più controllo sul ciclo di fatturazione

Oltre ai costi, a favore della via digitale gioca la tracciabilità. Con la spedizione postale il controllo finisce alla buca delle lettere. In digitale si può rispondere in qualsiasi momento:

• Quando è stata trasmessa la fattura?
• È arrivata all'assicuratore?
• Ci sono respingimenti o richieste?

Questo dà chiarezza e accorcia i tempi di incasso, perché gli errori emergono presto e non solo con il sollecito. Una fattura cartacea respinta si fa spesso viva solo settimane dopo – nel frattempo la pratica è da tempo uscita dal campo visivo e va ricostruita faticosamente. In digitale il respingimento compare con la motivazione direttamente nel sistema e può essere corretto lo stesso giorno.

Poi c'è l'archiviazione. Una fattura digitale si trova in pochi secondi per nome, data o numero. Con l'archivio cartaceo la stessa ricerca significa andare al raccoglitore – e presuppone che la fattura sia stata archiviata correttamente a suo tempo.

Fatturazione digitale tramite MediData

Nel sistema sanitario svizzero MediData si è affermato come standard per la trasmissione elettronica delle fatture. Attraverso la rete MediData le fatture vengono trasmesse cifrate dal software gestionale agli assicuratori. Anche la copia per il paziente può essere recapitata per questa via, in due varianti.

Recapito digitale con la posta come ripiego

Per impostazione predefinita la copia viene messa a disposizione in formato digitale. Se la paziente o il paziente non la apre, MediData la recapita automaticamente per posta. Non dovete seguire nulla e potete essere certi che la copia arrivi.

Recapito interamente digitale

Con un upgrade l'invio avviene esclusivamente in digitale, al prezzo di CHF 0.25 per copia. Stampa e spedizione postale vengono così eliminate del tutto.

Cosa dovrebbero fare ora gli studi

Il passaggio si può pianificare in pochi passi:

1. Determinare il volume di fatture. Contate quante fatture cartacee inviate al mese e moltiplicate per i costi indicati sopra. Solo questa cifra rende concreta la decisione.
2. Sottoscrivere l'abbonamento MediData. La registrazione avviene presso MediData. Tenete pronti i numeri RCC e GLN – servono entrambi per identificarvi presso gli assicuratori.
3. Verificare il software gestionale. Ciò che conta è un'interfaccia diretta con la rete MediData. Senza di essa resta un passaggio manuale che si mangia parte del risparmio.
4. Iniziare con una fattura di prova. Trasmettete prima singole fatture per via elettronica e verificate i riscontri, poi passate completamente al digitale.
5. Informare i pazienti. Una breve nota sul fatto che la copia sarà recapitata in digitale evita richieste.

L'impegno per la configurazione è una tantum, il risparmio torna ogni mese.

Con xatlaMed senza passaggi intermedi

xatlaMed dispone di un'interfaccia diretta con la rete MediData. Fatture e copie per i pazienti partono dal software senza export, programmi intermedi o caricamenti manuali. Per gli studi di ergoterapia l'interfaccia è compresa nell'abbonamento – si aggiunge soltanto l'abbonamento MediData.

Conclusione

Presa da sola, la nuova tassa sulle fatture cartacee è contenuta. Rende però visibile ciò che la via cartacea costa comunque già: materiale, affrancatura e soprattutto tempo di lavoro. Gli studi che passano al digitale ora non risparmiano solo denaro, ma guadagnano tempo per ciò per cui esistono davvero – il lavoro con i loro pazienti.

Ulteriori informazioni:

• MediData: dettagli sul conteggio delle prestazioni
• Newsletter dell'associazione di ergoterapia EVS del 25 marzo 2026 (riservata ai membri)