Warum sich digitale Abrechnung jetzt noch mehr lohnt

Was sich seit dem 1. Juni 2026 ändert

Seit dem 1. Juni 2026 können Kostenträger für Papierrechnungen von Ergotherapeut:innen eine Gebühr von CHF 3.– pro Rechnung weiterverrechnen. Sie fällt für jede versendete Papierrechnung an, unabhängig von deren Höhe. Angekündigt wurde die Änderung im Newsletter des Ergotherapie-Verbands EVS vom 25. März 2026.

Für eine Praxis mit 50 Rechnungen im Monat sind das allein 1'800 Franken im Jahr – ohne dass eine einzige Behandlung mehr geleistet würde.

Die Gebühr steht nicht für sich allein. Sie ist Teil einer Entwicklung, die sich im Schweizer Gesundheitswesen seit Jahren abzeichnet: Kostenträger verarbeiten Rechnungen zunehmend automatisiert, und jede Papierrechnung muss dafür erst eingescannt und manuell erfasst werden. Diesen Aufwand geben sie nun weiter. Wer den Umstieg auf die elektronische Übermittlung bisher aufgeschoben hat, spürt das ab sofort direkt in der Abrechnung – und für viele Praxen ist das ein guter Anlass, die eigenen Prozesse einmal durchzurechnen.

Was kostet eine Papierrechnung wirklich?

Deutlich mehr als die neue Gebühr. Rechnet man Papier, Druck, Kuvert, Porto und den Aufwand für Vorbereitung, Kontrolle, Versand und Ablage zusammen, liegen die Kosten pro Rechnung samt Patient:innenkopie bei rund 8 bis 9.50 Franken. Die Gebühr von CHF 3.– macht davon nur etwa ein Drittel aus.

Rechnung an den Kostenträger

• Papier und Druck: ca. CHF 0.15
• Kuvert: ca. CHF 0.10
• Porto: ca. CHF 1.20
• administrativer Aufwand: ca. CHF 1.50 bis 2.50
• neue Kostenträger-Gebühr: CHF 3.00

Kopie für Patient:innen

Wird die Kopie zusätzlich per Post verschickt, fällt der Materialaufwand ein zweites Mal an:

• Papier und Druck: ca. CHF 0.15
• Kuvert: ca. CHF 0.10
• Porto: ca. CHF 1.20
• Verarbeitung und Versand: ca. CHF 0.50 bis 1.00

Damit summieren sich rund CHF 8.– bis 9.50 pro Rechnung samt Kopie. Bei 50 Rechnungen im Monat sind das etwa 4'700 bis 5'700 Franken im Jahr. Der grösste Posten dabei ist nicht das Porto, sondern die Arbeitszeit: Jede Rechnung muss vorbereitet, kontrolliert, kuvertiert, versendet, abgelegt und bei Rückfragen wiedergefunden werden. Wer bereits mit dem Tarif 338 arbeitet, kennt den Aufwand getrennter Abrechnungswege ohnehin.

Was die digitale Alternative kostet

Dem gegenüber stehen die Kosten einer digitalen Abrechnung. Sie variieren je nach Anbieter, die Grössenordnung ist aber vergleichbar:

• Praxissoftware, bei xatlaMed: CHF 39.– pro Nutzer:in und Monat
• MediData-Abo: CHF 5.– pro Monat
• Papier, Druck, Kuverts und Porto: entfallen
• digitale Archivierung: im System enthalten
• rein digitale Patient:innenkopie (optional): CHF 0.25 pro Versand

Für dieselbe Praxis mit 50 Rechnungen im Monat ergibt das rund 530 Franken im Jahr, mit rein digitalem Kopienversand knapp 680. Dabei deckt eine Praxissoftware weit mehr ab als nur die Abrechnung – Terminplanung, Dokumentation und Patientenverwaltung sind darin ebenfalls enthalten.

Mehr Kontrolle über den Rechnungslauf

Neben den Kosten spricht die Nachverfolgbarkeit für den digitalen Weg. Beim Papierversand endet die Kontrolle am Briefkasten. Digital lässt sich jederzeit beantworten:

• Wann wurde die Rechnung übermittelt?
• Ist sie beim Kostenträger angekommen?
• Gibt es Rückweisungen oder Rückfragen?

Das schafft Übersicht und verkürzt die Zeit bis zum Zahlungseingang, weil Fehler früh auffallen statt erst mit der Mahnung. Eine zurückgewiesene Papierrechnung meldet sich oft erst Wochen später – bis dahin ist der Vorgang im Praxisalltag längst aus dem Blick geraten und muss mühsam rekonstruiert werden. Digital erscheint die Rückweisung samt Begründung direkt im System und lässt sich am selben Tag korrigieren.

Dazu kommt die Ablage. Eine digitale Rechnung ist über Name, Datum oder Rechnungsnummer in Sekunden auffindbar. Bei einer Papierablage bedeutet dieselbe Suche einen Gang zum Ordner – und setzt voraus, dass die Rechnung damals korrekt einsortiert wurde.

Digitale Abrechnung über MediData

Im Schweizer Gesundheitswesen hat sich MediData als Standard für den elektronischen Rechnungsversand etabliert. Über das MediData-Netz werden Rechnungen verschlüsselt aus der Praxissoftware an die Kostenträger übermittelt. Auch die Patient:innenkopie lässt sich darüber zustellen, in zwei Varianten.

Digitale Zustellung mit Post als Rückfallebene

Standardmässig wird die Kopie digital bereitgestellt. Öffnet die Patientin oder der Patient sie nicht, stellt MediData sie automatisch per Post zu. Sie müssen nichts nachverfolgen und können sicher sein, dass die Kopie ankommt.

Rein digitale Zustellung

Mit einem Upgrade läuft der Versand ausschliesslich digital, zum Preis von CHF 0.25 pro Kopie. Druck und Postversand entfallen damit vollständig.

Was Praxen jetzt tun sollten

Der Umstieg lässt sich in wenigen Schritten planen:

1. Rechnungsvolumen ermitteln. Zählen Sie, wie viele Papierrechnungen Sie im Monat versenden, und multiplizieren Sie mit den oben genannten Kosten. Erst diese Zahl macht die Entscheidung greifbar.
2. MediData-Abo lösen. Die Anmeldung läuft über MediData selbst. Halten Sie ZSR- und GLN-Nummer bereit – beide werden für die Identifikation gegenüber den Kostenträgern benötigt.
3. Praxissoftware prüfen. Entscheidend ist eine direkte Schnittstelle zum MediData-Netz. Ohne sie bleibt ein manueller Zwischenschritt bestehen, der einen Teil der Ersparnis wieder auffrisst.
4. Mit einer Testrechnung starten. Übermitteln Sie zunächst einzelne Rechnungen elektronisch und prüfen Sie die Rückmeldungen, bevor Sie vollständig umstellen.
5. Patient:innen informieren. Ein kurzer Hinweis, dass die Rechnungskopie künftig digital zugestellt wird, verhindert Rückfragen.

Der Aufwand für die Einrichtung fällt einmalig an, die Ersparnis dagegen jeden Monat.

Mit xatlaMed ohne Zwischenschritte

xatlaMed verfügt über eine direkte Schnittstelle zum MediData-Netz. Rechnungen und Patient:innenkopien gehen ohne Export, Zwischenprogramm oder manuelles Hochladen aus der Software heraus. Für Ergotherapiepraxen ist die Schnittstelle im Abonnement enthalten – dazu kommt lediglich das MediData-Abo.

Fazit

Die neue Gebühr auf Papierrechnungen ist für sich genommen überschaubar. Sie macht aber sichtbar, was der papierbasierte Weg ohnehin schon kostet: Material, Porto und vor allem Arbeitszeit. Praxen, die jetzt umstellen, sparen nicht nur Geld, sondern gewinnen Zeit für das, wofür sie eigentlich da sind – die Arbeit mit ihren Patient:innen.

Weiterführende Informationen:

• MediData: Details zur Leistungsabrechnung
• Newsletter des Ergotherapie-Verbands EVS vom 25. März 2026 (nur für Mitglieder zugänglich)