Pourquoi la facturation numérique est encore plus rentable

Ce qui change depuis le 1er juin 2026

Depuis le 1er juin 2026, les assureurs peuvent répercuter des frais de CHF 3.– par facture papier émise par les ergothérapeutes. Ces frais s'appliquent à chaque facture papier envoyée, quel qu'en soit le montant. Le changement a été annoncé dans la newsletter de l'association d'ergothérapie EVS du 25 mars 2026.

Pour un cabinet qui envoie 50 factures par mois, cela représente à lui seul 1'800 francs par an – sans qu'un seul traitement supplémentaire ne soit fourni.

Ces frais ne sont pas un cas isolé. Ils s'inscrivent dans une évolution qui se dessine depuis des années dans le système de santé suisse : les assureurs traitent les factures de manière de plus en plus automatisée, et chaque facture papier doit d'abord être scannée puis saisie manuellement. Ils répercutent désormais cette charge. Qui a repoussé le passage à la transmission électronique le ressentira immédiatement dans sa facturation – et pour de nombreux cabinets, c'est une bonne occasion de faire le calcul.

Combien coûte réellement une facture papier ?

Bien plus que les nouveaux frais. En additionnant le papier, l'impression, l'enveloppe, l'affranchissement et le temps consacré à la préparation, au contrôle, à l'envoi et au classement, le coût par facture, copie patient comprise, atteint environ 8 à 9.50 francs. Les CHF 3.– de frais n'en représentent qu'environ un tiers.

Facture à l'assureur

• Papier et impression : env. CHF 0.15
• Enveloppe : env. CHF 0.10
• Affranchissement : env. CHF 1.20
• Charge administrative : env. CHF 1.50 à 2.50
• Nouveaux frais de l'assureur : CHF 3.00

Copie pour les patients

Si la copie est également envoyée par la poste, les frais de matériel s'appliquent une seconde fois :

• Papier et impression : env. CHF 0.15
• Enveloppe : env. CHF 0.10
• Affranchissement : env. CHF 1.20
• Traitement et envoi : env. CHF 0.50 à 1.00

Au total, cela représente environ CHF 8.– à 9.50 par facture, copie comprise. À raison de 50 factures par mois, cela fait quelque 4'700 à 5'700 francs par an. Le poste le plus lourd n'est pas l'affranchissement, mais le temps de travail : chaque facture doit être préparée, contrôlée, mise sous pli, envoyée, classée et retrouvée en cas de question. Qui travaille déjà avec le tarif 338 connaît la charge que représentent des circuits de facturation séparés.

Ce que coûte l'alternative numérique

En face se trouvent les coûts d'une facturation numérique. Ils varient selon le fournisseur, mais l'ordre de grandeur est comparable :

• Logiciel de cabinet, chez xatlaMed : CHF 39.– par utilisateur et par mois
• Abonnement MediData : CHF 5.– par mois
• Papier, impression, enveloppes et affranchissement : supprimés
• Archivage numérique : compris dans le système
• Copie patient entièrement numérique (en option) : CHF 0.25 par envoi

Pour le même cabinet avec 50 factures par mois, cela représente environ 530 francs par an, ou un peu moins de 680 avec l'envoi entièrement numérique des copies. Et un logiciel de cabinet couvre bien plus que la seule facturation – la planification des rendez-vous, la documentation et la gestion des patients en font également partie.

Un meilleur contrôle du circuit de facturation

Au-delà des coûts, la traçabilité plaide pour la voie numérique. Avec un envoi postal, le contrôle s'arrête à la boîte aux lettres. En numérique, on peut répondre à tout moment :

• Quand la facture a-t-elle été transmise ?
• Est-elle parvenue à l'assureur ?
• Y a-t-il des rejets ou des questions ?

Cela apporte de la clarté et raccourcit le délai de paiement, car les erreurs apparaissent tôt et non seulement au moment du rappel. Une facture papier rejetée ne se manifeste souvent que des semaines plus tard – le dossier est alors depuis longtemps sorti du champ de vision et doit être reconstitué péniblement. En numérique, le rejet apparaît avec son motif directement dans le système et peut être corrigé le jour même.

S'y ajoute le classement. Une facture numérique se retrouve en quelques secondes par nom, date ou numéro. Avec un classement papier, la même recherche implique un passage par le classeur – et suppose que la facture y ait été correctement rangée à l'époque.

La facturation numérique via MediData

Dans le système de santé suisse, MediData s'est imposé comme le standard de la transmission électronique des factures. Via le réseau MediData, les factures sont transmises de manière chiffrée depuis le logiciel de cabinet aux assureurs. La copie destinée aux patients peut également être remise par ce biais, en deux variantes.

Remise numérique avec la poste en solution de repli

Par défaut, la copie est mise à disposition sous forme numérique. Si la patiente ou le patient ne l'ouvre pas, MediData l'envoie automatiquement par la poste. Vous n'avez aucun suivi à assurer et pouvez être certain que la copie arrive.

Remise entièrement numérique

Avec une extension, l'envoi se fait exclusivement en numérique, au prix de CHF 0.25 par copie. L'impression et l'envoi postal disparaissent alors complètement.

Ce que les cabinets devraient faire maintenant

Le passage peut se planifier en quelques étapes :

1. Déterminer le volume de factures. Comptez le nombre de factures papier envoyées par mois et multipliez-le par les coûts indiqués ci-dessus. Seul ce chiffre rend la décision concrète.
2. Souscrire un abonnement MediData. L'inscription se fait auprès de MediData. Tenez vos numéros RCC et GLN à disposition – tous deux sont nécessaires pour vous identifier auprès des assureurs.
3. Vérifier le logiciel de cabinet. L'essentiel est une interface directe avec le réseau MediData. Sans elle, une étape manuelle subsiste et annule une partie de l'économie.
4. Commencer par une facture test. Transmettez d'abord quelques factures par voie électronique et vérifiez les retours avant de basculer complètement.
5. Informer les patients. Une brève information indiquant que la copie sera désormais remise en numérique évite les questions.

L'effort de mise en place est unique, l'économie revient chaque mois.

Avec xatlaMed, sans étape intermédiaire

xatlaMed dispose d'une interface directe avec le réseau MediData. Les factures et les copies destinées aux patients partent du logiciel sans export, sans programme intermédiaire et sans téléversement manuel. Pour les cabinets d'ergothérapie, l'interface est comprise dans l'abonnement – seul s'y ajoute l'abonnement MediData.

Conclusion

Pris isolément, les nouveaux frais sur les factures papier restent modestes. Mais ils rendent visible ce que la voie papier coûte de toute façon : le matériel, l'affranchissement et surtout le temps de travail. Les cabinets qui franchissent le pas maintenant économisent non seulement de l'argent, mais gagnent du temps pour ce à quoi ils se consacrent vraiment – le travail auprès de leurs patientes et patients.

Informations complémentaires :

• MediData : détails sur le décompte des prestations
• Newsletter de l'association d'ergothérapie EVS du 25 mars 2026 (réservée aux membres)